Sabemos que o Excel é a ferramenta mais utilizada no mundo. Eu mesmo sou fanático por ela e tenho seu logo tatuado no braço de tanta paixão por esta ferramenta. O fato se ser muito usada diariamente, não significa que ela seja bem aplicada. Vejo que muitas pessoas ainda tem um bloqueio para utilizar algumas ferramentas do Excel e outras acham que o Excel serve só para fazer "tabelinhas" com soma no final.

Isso sempre me faz pensar na quantidade de oportunidades de melhorias que existem em TODAS as empresas do mundo. Posso arriscar a dizer que temos dois tipos de empresas quando o quesito é controle e análise de dados:

1. Empresas em busca da melhoria contínua: Estas estão o tempo todo investindo em tecnologia, capacitando seus colaboradores, pensando sempre em melhorar seus processos e automatizar o máximo possível. Geralmente os profissionais de empresas como esta, são estimulados em fazer sempre o melhor em uma menor carga horária.
2. Empresas que os controles não são prioridades: Estas estão tocando o trabalho e mais focado no atendimento ao cliente e outras pautas que tangem a entrada de caixa para a empresa, porém não veem que os controles e análises são importantes. Os profissionais estão sempre apagando fogo e sempre carregados. Os controles/análises podem até existir, porém são feitos sempre em cima da hora geralmente da maneira mais manual e arcaica possível.

Nas empresas que estão no primeiro cenário, tudo é mais fluido e as pessoas tem mais tempo para ANALISAR os dados ou seja, utilizar os dados para tomada de decisão.

No segundo cenário, os colaboradores estão sempre fazendo trabalhos repetitivos mais ou menos da seguinte maneira: Baixam 2 ou 3 relatórios ou recebem por e-mails, passam horas fazendo suas "análises" manualmente. Em conversas com centenas, se não milhares de pessoas em treinamentos ministrados, palestras ou consultorias, tenho visto que isso pode ocupar até mais de 50% do tempo de trabalho, ou seja em média 4 a 5 horas diárias.

Já imaginou o prejuízo que isso é para a empresa? Costumo a dizer que quem trabalha mais de 4 horas por dia no trabalho é escravo das planilhas, ou seja, ela vive em questão de trabalhar para seus controles. Na maioria das vezes por não saber melhores maneiras de fazer aquele trabalho.

Em nossas consultorias, é comum conseguirmos reduzir trabalhos de 4 horas diárias para 10 a 15 minutos de trabalho automatizado.

Pode ser que você esteja pensando que essas "automatizações", podem eliminar trabalhos e demitir pessoas, uma vez que sua carga horária diminui. A verdade é totalmente oposta e isso será tema do meu próximo artigo.

Comente aqui, que situação a empresa que você trabalha se encontra?

Ótima semana a todos!

Luís Gustavo Nascimento Serra